Spisywanie protokołów

Zgodnie z art. 104 ustawy z dnia 14 lutego roku 1991 – Prawo o notariacie (tekst jednolity: Dz. U. z 2014 roku, poz. 164 ze zm.), notariusz spisuje protokoły walnych zgromadzeń organizacji społecznych, stowarzyszeń, spółdzielni, spółek i innych osób prawnych w przypadkach prawem przewidzianych.

Notariusz spisuje także protokoły, w celu stwierdzenia przebiegu pewnych czynności i zdarzeń wywołujących skutki prawne. Dotyczyć to może stawiennictwa lub niestawiennictwa stron przy czynności prawnej, złożonych oświadczeń, a także czynności faktycznych, np. wejścia na stronę internetową.

Protokoły są także sporządzane i spisywane w innych sytuacjach, wymienionych w ustawie, jak np. przyjmowanie dokumentów na przechowanie (art. 107 powołanej ustawy – Prawo o notariacie), papierów wartościowych albo pieniędzy w walucie polskiej lub obcej (art. 108 powołanej ustawy – Prawo o notariacie).

Notariusz spisuje protokół w formie aktu notarialnego. Obowiązek spisania protokołu w formie aktu notarialnego może wynikać z:

• ustawy,
• umowy,
• statutu,
• regulaminu,
• innego aktu o charakterze wewnętrznym danej osoby prawnej.

Powszechnie protokołowane są zgromadzenia wspólników spółek z ograniczoną odpowiedzialnością i walne zgromadzenia spółek akcyjnych, mogą być również sporządzane protokoły z walnych zgromadzeń spółdzielni lub zebrań wspólnot mieszkaniowych.

Zgodnie z art. 104 § 2 powołanej ustawy – Prawo o notariacie, jeżeli przepis szczególny lub statut osoby prawnej nie stanowią inaczej, protokół podpisują: przewodniczący zgromadzenia lub zebrania oraz notariusz.

Opłaty związane ze spisywaniem protokołów

Podane poniżej maksymalne stawki taksy notarialnej obowiązują przy sporządzaniu protokołu przez notariusza (zgodnie z §8 i §9 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 czerwca roku 2004 w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej (tekst jednolity: Dz. U. z 2013r., poz 237)):

• 750 zł + 23% podatku VAT – za sporządzenie protokołu zgromadzenia wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością lub walnego zgromadzenia spółdzielni, z wyjątkiem protokołu dokumentującego podwyższenie kapitału zakładowego spółki, kiedy to wynagrodzenie notariusza naliczane jest zgodnie z §3 powołanego rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 czerwca roku 2004 w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej, na podstawie różnicy pomiędzy wysokością podwyższonego kapitału zakładowego, a wysokością dotychczasowego kapitału zakładowego,
• 1.100 zł + 23% podatku VAT – za sporządzenie protokołu walnego zgromadzenia akcjonariuszy, z wyjątkiem protokołu dokumentującego podwyższenie kapitału zakładowego spółki, kiedy to wynagrodzenie notariusza naliczane jest zgodnie z §3 powołanego rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 28 czerwca roku 2004 w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej, na podstawie różnicy pomiędzy wysokością podwyższonego kapitału zakładowego, a wysokością dotychczasowego kapitału zakładowego,
• 500 zł + 23% podatku VAT – za sporządzenie protokołu zgromadzenia wspólników innej spółki, niż spółka z ograniczoną odpowiedzialnością i spółka akcyjna albo protokołu posiedzenia zarządu, rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej spółki prawa handlowego,
• 300 zł + 23% podatku VAT – za sporządzenie protokołu zebrania wspólnoty mieszkaniowej,
• 1000 zł + 23% podatku VAT – za sporządzenie protokołu zawierającego oświadczenie towarzystwa funduszy inwestycyjnych o zmianie statutu funduszu inwestycyjnego,
• 100 zł + 23% podatku VAT – za sporządzenie protokołu niedojścia do skutku licytacji, przetargu lub losowania nagród,
• 50 zł + 23% podatku VAT – za sporządzenie protokołu przyjęcia dokumentu na przechowanie, a za przechowanie dokumentu, od każdego dokumentu, za każdy rozpoczęty miesiąc – 20 zł + 23% podatku VAT,
• 200 zł + 23% podatku VAT – za sporządzenie innego protokołu (np. protokołu z otwarcia strony internetowej).