Z pewnymi wyjątkami określonymi w konkretnych ustawach, notariusz poświadcza zgodność kopii dokumentu z jego oryginałem. Nadanie odpisowi poświadczonemu przez notariusza mocy prawnej oryginału, umożliwia posługiwanie się dokumentem jednocześnie w wielu instytucjach. Do najczęściej „poświadczanych” dokumentów należą: dyplomy ukończenia szkoły, postanowienia sądu, decyzje administracyjne.

Notariusz poświadcza nie tylko dokumenty urzędowe, ale również tzw. dokumenty prywatne (stanowiące dowód tego, że osoba, która dokument podpisała, złożyła oświadczenie o zawartej w nim treści). Jednak sporządzony przez notariusza odpis dokumentu prywatnego nie staje się dokumentem urzędowym.

W przypadku poświadczenia zgodności z oryginałem odpisu notariusz stwierdza, że odpis odzwierciedla całą treść oryginału. Natomiast w przypadku poświadczenia zgodności z oryginałem wyciągu notariusz stwierdza, że wyciąg odpowiada pewnym elementom treści oryginału.

W przypadku poświadczenia zgodności z oryginałem odpisu konieczne jest wykonanie w kancelarii notarialnej kserokopii oryginału dokumentu, na której notariusz umieszcza odpowiednią wzmiankę o jej zgodności z oryginałem i składa podpis oraz pieczęć. Nie ma możliwości by taka wzmianka, podpis oraz pieczęć znalazły się na kserokopii dokumentu dostarczonej przez klienta kancelarii notarialnej; kserokopia musi zostać zrobiona w kancelarii notarialnej, w której dokonywana jest wskazana czynność notarialna.

Opłaty związane z poświadczaniem zgodności odpisu lub wyciągu z okazanym dokumentem

Za poświadczenie zgodności odpisu z okazanym dokumentem notariusz może pobrać maksymalnie 6 zł + 23% VAT za każdą stronę oryginalnego dokumentu.